Software ten behoeve van overuren en onkostenberekening

binnen de CAO voor het Beroepsgoederenvervoer over de Weg



Gebruikershandleiding



















































































Deze handleiding is een uitgave van

COMES Solutions, Palissade 16, 3221 LX Hellevoetsluis, tel. 0181-328228

Copyright © 2001 COMES Solutions





Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever (COMES Solutions).

Ondanks alle aan de samenstelling van deze gebruikershandleiding bestede zorg, kan noch de redactie, noch de auteurs, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave



INHOUDSOPGAVE

INLEIDING

INSTALLATIE VAN 'TIJDBESPAREN'

AAN DE SLAG MET 'TIJDBESPAREN'

ALGEMEEN

OPENEN, OPSLAAN EN AFSLUITEN VAN BESTANDEN

EXTRA HULP TIJDENS HET INVOEREN

Toelichtende tekst bij een cel

Toelichtende tekst bij een kolom

Venster splitsen 6

INVOEREN VAN GEGEVENS

Algemeen

Invoerinstructie beperkt

Standaardinstellingen

Starten

Dagensoorten

Dagen zonder ritten

Dagen met eendaagse ritten

Pauze

Twee werkperioden op een dag

Meerdaagse ritten

Combinatie van eendaagse en meerdaagse ritten

Overstaan

Beschikbaarheid

Gebruikersinstructie per kolom voor kolom C t/m kolom S

Kolom C: soort dag

Kolom D en E: beschikbaarheid

Kolom F: type rit

Kolom G t/m J: de werkperioden

Kolom K en L, kolom M en N, kolom O en P: eendaagse ritten
10

Kolom Q en R: meerdaagse ritten

Kolom S: uren pauze

Kolom T: aantal gewerkte uren

Kolom U t/m X: berekening van overuren

Kolom AD t/m AU: berekening van verblijfkosten

Foutmeldingen en andere meldingen

TIPS

TOTAALTELLING PER WEEK (tabblad 'totalen per week')

TOTAALTELLING PER PERIODE (tabblad 'totalen per periode')

TIJD-VOOR-TIJDREGELING (tabblad 'tijd-voor-tijd')

DATA (tabblad 'data')

INLEIDING

De CAO voor het Beroepsgoederenvervoer over de Weg is een CAO met een van de lastigste en (qua verwerking) meest tijdrovende onkostenregelingen. Het is reeds jaren een veelgehoorde klacht bij transport- en kraanverhuurondernemingen. Er zijn netto en brutoregelingen die afhankelijk zijn van vertrek en aankomsttijden, enkel- en meerdaagse ritten, vergoedingen voor overstaan, beschikbaarheid en nachttoeslagen.

Dit programma, genaamd 'Tijdbesparen' en ontwikkeld in samenwerking met bedrijven uit de transport en kraanverhuur, is volledig toegespitst op het berekenen van overuren, onkosten en tijd-voor-tijd voor deze CAO en, indien u ook de overzichtsmodule met exportmogelijkheid heeft aangeschaft, op het automatisch doorboeken van de hieruit volgende salarismutaties naar het mutatiebestand van Perman (het salarisverwerkingspakket van het ADP).

Tijdbesparen heeft deze naam gekregen omdat het besparen van tijd de belangrijkste doelstelling was voor de ontwikkeling van het pakket. Wij denken in deze opzet geslaagd te zijn. Er zijn transport- en kraanverhuurbedrijven die tijdbesparingen hebben gerealiseerd van meer dan 80%.

Toch was ook de tweede doelstelling niet onbelangrijk, namelijk het bereikbaar maken van deze programmatuur voor alle bedrijven. Het moest een programma zijn dat waarmee je snel aan de slag kunt en dat vooral ook laag is geprijsd. Ook dit is geslaagd: het programma is zo eenvoudig opgezet dat u er snel mee aan de slag kunt. U hoeft niet, zoals voor vele andere programma's, een cursus te volgen of een dikke handleiding door te werken. Het enige dat u in principe aan voorkennis nodig heeft zijn de basisprincipes van MS Excel. En wat betreft de prijs van Tijdbesparen: deze ligt zeker 60-80% lager dan andere programma's met deze functionaliteit.



INSTALLATIE VAN 'TIJDBESPAREN'

Tijdbesparen maakt gebruik van MS Excel als platform. U heeft minimaal de versie MS Excel 97 SR1 nodig om met Tijdbesparen te kunnen werken.

Op uw programmaschijf vindt u Setup.xls. Klik hierop om de installatie van Tijdbesparen op te starten. Typ de toegangscode in die u op uw licentiekaart heeft staan. Setup maakt gebruik van een groot aantal macro's. Indien u bij het opstarten van Setup de melding krijgt dat Setup.xls macro's bevat (dit wordt gevraagd in verband met mogelijke virussen), klikt u dan op 'macro's inschakelen'. Indien u op uitschakelen klikt, zult u Setup moeten verlaten en opnieuw opvragen om de macro's alsnog te kunnen inschakelen. In principe kunt u volstaan met het ingeven van de gegevens zoals die door de installatiewizard in Setup van u worden gevraagd.

Indien u het complete programma met overzichtsmodule met export naar Perman hebt aangeschaft, dient u alle 5 de stappen die in Setup voor de installatie staan weergegeven, in de aangegeven volgorde te doorlopen.

Heeft u wel de overzichtsmodule maar niet de exportmodule, dan installeert u stap 1 t/m 4.

Heeft u alleen het basisprogramma aangeschaft dan doorloopt u slechts stap 1 t/m 3.

De stappen spreken in principe voor zich. Mocht u er desondanks niet uitkomen, raadpleeg dan eerst onze website (www.tijdbesparen.nl) . Op het speciaal voor klanten toegankelijke gedeelte van de website vindt u de meest recent gestelde vragen en de bijbehorende oplossingen. We verwachten dat u hiermee in verreweg de meeste gevallen een oplossing voor uw vraag of probleem zult vinden. U kunt ons uiteraard ook telefonisch bereiken.

Let op: tijdens de installatieprocedure (met name bij de stappen 3 en 4 van de installatie, en bij stap 3 van het toevoegen van een medewerker) kan het voorkomen dat het lijkt alsof de computer is vastgelopen; u ziet of hoort dan niets gebeuren, soms meer dan een halve minuut. Dit is echter normaal. Het programma is bezig dan berekeningen te maken of gegevens naar de harde schijf te sturen.



AAN DE SLAG MET 'TIJDBESPAREN'



ALGEMEEN

Tijdbesparen bestaat uit een tweetal MS Excel-werkbestanden (Tijdbesparen.xls en Verzamelbestand.xls) en twee MS Excel-installatiebestanden (Setup.xls en Basisdata.xls).

Tijdens de installatie wordt voor het bestand Tijdbesparen.xls gekopieerd voor elke medewerker die u heeft ingegeven en onder de door u aangegeven naam van de medewerker opgeslagen in de directory die u tijdens de installatie hebt opgegeven (meestal zal dit zijn c:\tijdbesparen\"jaartal"\). In deze directory staan dus evenveel bestanden als het aantal medewerkers dat u heeft geïnstalleerd.

Het bestand Tijdbesparen.xls heeft u alleen voor de installatie nodig, na de installatie niet meer.

Zodra u aan de slag wilt met het invoeren van werk- en rittentijden van een medewerker, dan opent u het bestand met de naam van de medewerker en u kunt beginnen met het invoeren van gegevens voor deze medewerker.

OPENEN, OPSLAAN EN AFSLUITEN VAN BESTANDEN

Zoals gezegd, de wijze van openen van een werknemersbestand gaat niet anders dan bij andere Microsoft Excel bestanden. Dit geldt ook voor het opslaan en het afsluiten van de bestanden.

EXTRA HULP TIJDENS HET INVOEREN

Toelichtende tekst bij een cel

Bij diverse cellen in het tabblad 'invoeren gegevens' (zie onder in het scherm) wordt, zodra u op deze cel gaat staan, een toelichting zichtbaar met een beschrijving over de wijze van invoeren en de invoermogelijkheden. Indien u deze tekst op een andere plaats in het scherm zou willen zien, dus niet

direct bij de cel, dan kunt u met de muis deze tekst naar een andere plaats op het scherm slepen. Ook kunt u de office-assistent aanzetten door op de vraagtekenknop bovenin het scherm te klikken. De toelichtende tekst zal dan, direct naast de plaats waar u de office-assistent neerzet, op het scherm verschijnen.

Toelichtende tekst bij een kolom

Bij enkele kolomhoofden (vetgedrukt bovenin het scherm) ziet u in de hoek rechts aan de bovenkant van een cel, een rood hoekje. Als u het pijltje van de muis naar deze cel hebt bewogen wordt automatisch de tekst zichtbaar. Ook hier staan diverse toelichtingen over de invoer.

Venster splitsen

U kunt in het tabblad 'invoeren gegevens' kiezen voor de in MS Excel geboden mogelijkheid vensters te splitsen. Hierdoor wordt het mogelijk om delen van het werkblad (het werkblad is breder dan uw scherm) die normaal ver uit elkaar liggen tegelijk op het scherm te krijgen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij het controleren op foutmeldingen. Voordat u met invoeren begint, adviseren wij eerst het hele werkblad van alle tabbladen goed te bekijken, opdat u weet waar u alles kunt vinden en welke berekeningen er worden uitgevoerd. Het tabblad 'invoeren gegevens' loopt van kolom A t/m kolom AU.

INVOEREN VAN GEGEVENS (tabblad 'invoeren gegevens')

Algemeen

Bij een groot aantal in te voeren cellen is een invoerbeperking van toepassing. U kunt via de validatietabel, die bij die cel te openen is (aanklikken van pijltje naar beneden aan de rechterkant van de cel), zien welke getallen/tijden mogelijk zijn en deze evt. aanklikken.

Het verdient overigens aanbeveling om de cijfers via het toetsenbord in te geven aangezien dit de invoersnelheid aanzienlijk kan bevorderen. Het moet mogelijk zijn een week van een werknemer in ongeveer 30 seconden volledig in te voeren; eenvoudige weken zelfs in enkele seconden.

Het kan zijn dat uw computer wat betreft komma en puntnotering voor scheiding van gehele getallen en decimalen staat ingesteld op een komma. Door deze als punt in te stellen (in Windows 95 of 98) kan de snelheid van invoeren aanzienlijk worden vergroot; het getalleneiland op uw toetsenbord bevat immers alleen een punt en geen komma. Doorgaans zal dit bij MS Excel overigens niet nodig zijn, omdat MS Excel, ongeacht of het decimaalteken als punt of komma moet worden weergegeven, de toets met de punt op het getalleneiland beschouwt als decimaaltoets.

Let u er op dat de tijden in dit programma volgens het decimale stelsel worden ingegeven. Dus 7:45 uur wordt ingevoerd als 7.75, net zoals 16:15 uur wordt ingegeven als 16.25.



Invoerinstructie beperkt

Standaardinstellingen

Bij de werknemers van wie u overuren of onkosten wilt berekenen heeft u tijdens de installatie (in het bestand basisdata.xls) een aantal standaardinstellingen per werknemer aangegeven, bijvoorbeeld of er standaard wel of geen onkostenberekening moet plaatsvinden, en zo ja, om welk soort ritten het dan gaat (kolom F: geen, één, meer, beide: zie ook beschrijving hieronder). Zo hoeft in deze kolom alleen een wijziging te worden ingegeven als de medewerker een rit maakt.

Vb. Een werknemer krijgt normaal gesproken alleen overuren uitbetaald, geen onkosten. Door standaard kolom F op 'geen' te zetten, heeft u voor deze werknemer voor alle dagen in het jaar de onkostenberekening uit. Wanneer u nu in kolommen G en H een begin- en eindtijd ingeeft berekent

het programma alleen de overuren.

Nu blijkt dat deze werknemer de afgelopen maand toch op enkele dagen ritten heeft gemaakt. Slechts voor die dagen hoeft u de ritsoort in kolom te wijzigen (één, meer of beide).

Starten

Nadat u een werknemersbestand hebt geopend, kunt u starten met het ingeven van tijden en andere gegevens voor deze werknemer. Dit gebeurt in de kolommen C t/m S. In de overige kolommen ( kolommen A en B: data en dagen, kolommen T tot en met AU: berekening van uren en onkosten) kan niet worden gemuteerd.

Dagensoorten

Voor elke dag heeft u de mogelijkheid een dagsoort in te geven. Normaal gesproken staan doordeweekse dagen op 'werkdag' en zaterdag en zondag op 'weekenddag' en hoeft u deze dus niet te wijzigen. Is er echter sprake van andersoortige dagen, zoals ziektedagen of vakantiedagen, dan kunt u die in kolom C ingeven. Het vaste aantal uren per dag wordt dan automatisch genoteerd in Kolom T.

Zet u een dagsoort op een andere dag dan een werk- of weekenddag, dan vindt er geen overuren- en onkostenberekening plaats. Hierop zijn twee uitzonderingen

Bij 'overstaan' moet u de dagensoort wel selecteren, omdat door deze selectie de bijbehorende onkostenvergoeding wordt berekend. Voor een dergelijke dag zet u kolom C voor die dag op 'overstaan' en er zullen 8 normale uren en de 'overstaan'-vergoeding worden berekend.

Indien op een doordeweekse 'feestdag' ook werkzaamheden worden verricht, dient u deze dag in kolom C te selecteren en de werktijden op te geven zoals normaal. Onkosten en overuren worden dan gewoon berekend.

De dagensoorten in Tijdbesparen werken alleen met hele dagen. Indien er sprake is van bijvoorbeeld een halve vakantiedag (van 7.00 uur - 11.00 uur heeft werknemer die dag een halve snipperdag gehad en dus niet gewerkt), dan laat u die dag op 'werkdag' staan en geeft u een begintijd in van 7.00 uur in plaats van 11.00 uur. Door deze uren in de werktijd op te nemen wordt voor die dag het juiste aantal uren vastgelegd hetgeen belangrijk is voor de overurenberekening voor die week.

U dient er wel op te letten dat deze 4 uren niet worden meegenomen in de onkostenberekening, hetzij door de rittensoort (kolom F) op 'geen' te zetten, hetzij, indien werknemer die dag een rit heeft gemaakt, de rit in kolommen K en L in te geven.

Dagen zonder ritten

U kunt werktijden ingeven zonder onkostenberekening. U voert in de kolommen G en H de begin en eindtijd van de werkperiode in en zorgt dat kolom F op 'geen' staat. Een eventuele tweede werkperiode kunt u ingeven in de kolommen I en J.

Let op: indien de eindtijd van een werk- of eendaagse ritperiode valt na 24.00 uur, dan dient u deze eindtijd NIET op de volgende dag in te geven, maar op de dag waarop de periode is begonnen en telt 24 uur op bij deze eindtijd.

Voorbeeld:

de eindtijd van een werkperiode is 02:30 uur de volgende dag; u geeft bij de eindtijd van de dag waarop de werkperiode begonnen is 24 + 2.5 = 26.5 in. De uren die na 24.00 uur worden gemaakt worden bij de volgende dag geteld en de onkostenberekening vindt op de juiste manier plaats.

Dagen met eendaagse ritten

Hoewel uiteraard afhankelijk van het soort werkzaamheden van uw werknemers, zal in de meeste gevallen sprake zijn van eendaagse ritten. Dit zijn ritten waarbij de medewerker binnen 24 uur na vertrek van de standplaats weer terugkomt.

U dient hiervoor de volgende instellingen voor die dag aan te geven (indien ze niet al standaard staan aangegeven):

a. u geeft de rittensoort 'één' aan in kolom F.

b. u geeft het begin en het eind van de werktijd in (kommen G en H)

c. u geeft in kolommen K en L de rittentijd in.

d. Indien de begin- en eindtijd van de rit gelijk zijn aan die van de werktijd (de werknemer is dus gedurende de gehele werkdag afwezig geweest van de standplaats), dan kunt u kolommen K en L leeg laten. Dat scheelt invoertijd.

e. Is er die dag sprake van een tweede of zelfs derde eendaagse rit, dan gebruikt u kolommen M t/m P om deze ritten in te geven.

Belangrijke tip: u hoeft bij eendaagse ritten slechts de rittentijden in te geven voor ritten die langer duren dan 4 uur of ritten waarin uren voorkomen na 20.00 uur. Voor ritten die niet aan één van deze twee voorwaarden voldoen geldt namelijk geen onkostenvergoeding, waardoor u zich het ingeven van rittijden kunt besparen.

Rittentijden dienen slechts voor de berekening van onkosten. Ingegeven rittijden hebben dus geen effect op de urenberekening.

Pauze

Bij elke dag staat een pauze. De hoogte hiervan heeft u voor iedere werknemer standaard ingesteld tijdens de installatieprocedure. De pauze wordt standaard van de werkuren afgetrokken, maar heeft, zoals voorgeschreven in de CAO, geen invloed op de hoogte van de onkostenvergoedingen.

Twee werkperioden op een dag

Het kan zijn dat u een tweede werkperiode op dezelfde dag wilt invoeren. Hierin is voorzien in de kolommen I en J. Indien u

a. een tweede werktijd ingeeft,

b. bij de ritten verder niets invoert en

c. kolom F op eendaagse rit laat staan,

dan beschouwt het programma beide werktijden ook als ritten en worden van beide ritten de onkosten berekend. Wijkt echter één rit af van een van deze werktijden of vond er bij een van deze werktijden geen rit plaats, dan dient u in de kolommen K en L (en voor een tweede en derde rit in de kolommen M t/m P) voor ALLE die dag voorkomende ritten de rittentijden in te geven.

Meerdaagse ritten

Meerdaagse ritten zijn ritten die langer duren dan 24 uren. Er is altijd een begindag en een einddag, en soms is er sprake van een tussenliggende dag.

Het ingeven gaat als volgt: u geeft als altijd de werktijd in. U zet de cel in kolom F op 'meer'. Er zijn dan drie mogelijkheden:

1. De werknemer vertrekt die dag voor de meerdaagse rit: u geeft in kolom Q de vertrektijd in en laat de cel in kolom R op 0 staan;

2. De werknemer komt die dag terug van een meerdaagse rit: u geeft in kolom R de eindtijd in en de cel in kolom Q laat u op 0 staan;

3. Het gaat om een tussenliggende dag: kolom Q en R blijven op 0.

Combinatie van eendaagse en meerdaagse ritten

Het kan voorkomen dat een werknemer zowel een meerdaagse als een eendaagse ritvergoeding krijgt op één dag. Zo kan hij terugkomen van een meerdaagse rit en daarna een eendaagse rit maken (of andersom). U zet in dit geval kolom F op 'beide'. In dit voorbeeld vult u in kolom K en L de tijden voor de eendaagse rit in, in kolom R geeft u de eindtijd van de meerdaagse rit. Deze eindtijd moet in dit voorbeeld uiteraard liggen vóór de begintijd van de eendaagse rit.

Overstaan

Een werknemer die (meestal in het buitenland) is en een bepaalde dag geen werkzaamheden kan verrichten heeft recht op een overstaanvergoeding. Deze vergoeding kunt u activeren door kolom C op 'overstaan' te zetten. Zowel het standaard aantal werkuren als de overstaanvergoeding worden dan weergegeven.

Beschikbaarheid

Een werknemer, die zich op een dag beschikbaar heeft moeten houden, heeft recht op een beschikbaarheidsvergoeding. De kolommen D en E geeft u de begin- en eindtijd van deze periode in. De bijbehorende vergoeding wordt berekend.

Indien een werknemer op een dag, waarop hij zich een zekere periode beschikbaar heeft gehouden, ook werkt, dient u er voor te zorgen dat de beschikbaarheidsperiode en de werkperiode elkaar niet overlappen. Er verschijnt een foutmelding indien dit wel het geval is.

Gebruikersinstructie per kolom voor kolom C t/m kolom S

Kolom C: soort dag

In kolom C kunt u aangeven welke 'dagsoort' van toepassing is. Standaard worden vijf werkdagen en twee weekenddagen per week weergegeven.

Geeft u een andere dag aan dan een van deze twee soorten, dan wordt automatisch het standaard aantal uren voor een werkdag (meestal 8 uren) bij 'aantal uren gewerkt' (zie kolom T) neergezet. Er vinden dan geen onkostenberekeningen plaats.

De belangrijkste uitzonderingen zijn: de selectie 'overstaan' waarbij wel een overstaanvergoeding wordt toegepast, en de selectie 'tijd-voor-tijd' waarmee u aangeeft dat die dag gebruikt is voor de opname van tijd-voor-tijduren. Voor het overige is het informatief voor u als gebruiker indien u dit wilt vastleggen. U kunt een ziektedag ook als werkdag laten staan en een begin- en eindtijd opgeven waardoor, na aftrek van de standaard pauze een werkdag van 8 uur ontstaat (bijvoorbeeld 7-16 uur minus een uur pauze). Zet u hierbij de rittenkolom wel op 'geen' zodat niet ook onkosten worden berekend.

Kolom D en E: beschikbaarheid

Hier geeft u op de begin en eindtijden waarop een medewerker zich beschikbaar heeft gehouden. Voor deze periode is geen combinatie met andere onkostenvergoedingen mogelijk. Kolom C kan gewoon op werkdag of weekenddag blijven staan. Werktijden (zie kolommen G t/m J) kunt u op deze dag alleen invullen voor de uren die buiten de beschikbaarheidsperiode vallen.

Kolom F: type rit

In kolom F geeft u aan welk soort rit er is gemaakt. De mogelijkheden zijn: geen rit, ééndaagse rit(ten), meerdaagse rit(ten) of een combinatie van ééndaagse en meerdaagse ritten ('beide'). Het is essentieel dat hier de juiste ingave staat aangezien op basis van deze ingave bepaalde onkostenberekeningen worden geactiveerd die corresponderen met het type rit.

Kolom G t/m J: de werkperioden

Kolommen G t/m J dienen voor het ingeven van de werktijden. Doorgaans zal één werkperiode (kolommen G en H) voldoende zijn. Het kan zijn dat de eindtijd ligt na 24:00 uur. In dat geval telt u 24 uur op bij de in te geven eindtijd. Bv. De eindtijd van een werkperiode is 02:30 uur de volgende dag; u geeft dan bij de eindtijd van de dag waarop de werkperiode begonnen is 24 + 2.5 = 26.5 in. De uren die na 24.00 uur worden gemaakt worden bij de volgende dag geteld.

Kolom K en L, kolom M en N, kolom O en P: eendaagse ritten

In deze kolommen worden de ééndaagse ritten ingegeven. Indien de rit gelijk is aan de werktijd hoeft u niets in te geven. Dan berekent het programma, indien de cel in kolom F op 'één' staat, de rit aan de hand van de werktijd. Wijkt de rit af van deze werktijd of zijn er meerdere ritten binnen één werkperiode, dan dient u de betreffende ritten apart op te geven in deze kolommen K t/m P.

Zijn er twee werkperioden op een dag en komen de twee ritten die gemaakt zijn elk overeen met een van deze werkperioden, is het niet nodig de ritten op te geven. Wijkt echter een van de ritten af van een werkperiode, dan moeten beide ritten worden ingegeven, ook als de andere rit wel gelijk is aan een werkperiode.

Kolom Q en R: meerdaagse ritten

Indien er sprake is van een meerdaagse rit, dient dit 1. in kolom F te worden aangegeven en 2. in kolom Q de vertrektijd, kolom R de eindtijd te worden ingegeven. Wordt in zowel kolom Q als kolom R een tijd ingegeven, dan beschouwt het programma de opgegeven eindtijd als de eindtijd van een voorafgaande meerdaagse rit, en de begintijd als het begin van een nieuwe meerdaagse rit.

Geeft u in beide kolommen Q en R niets in, dan zal het programma dit beschouwen als een tussenliggende dag van een meerdaagse rit.

Ook bij een combinatie van meerdaagse en enkeldaagse ritten werkt de automatische onkostenberekening niet op basis van alleen de ingegeven werktijden. U moet daadwerkelijk de ritten, enkel- en meerdaags, opgeven voor een juiste berekening.

LET OP: indien de meerdaagse rit om 0:00 uur start, dient u hier niet 0 in te geven maar 0,001. U kunt dit getal ook in de validatietabel die u bij de cel kunt openen, selecteren.

LET OP: het programma controleert NIET of bij meerdaagse ritten ook de vorige c.q. de volgende dag(en) als meerdaags wordt (worden) opgegeven. Dit dient u dus zelf te controleren.

Kolom S: uren pauze

Hierin geeft u de duur van het totaal aan pauzes in, afgerond op een kwartier.

Kolom T: aantal gewerkte uren

Hier wordt het aantal uren dat de werknemer die dag heeft gewerkt weergegeven, inclusief eventuele uren die de vorige dag na 24:00 uur zijn ingegeven en na aftrek van de pauze.

Kolom U t/m X: berekening van overuren

De kolommen U t/m X berekenen de overuren.

Kolom AD t/m AU: berekening van verblijfkosten

Berekening van de diverse onkostensoorten. In kolom AD wordt een totaaltelling gemaakt van alle netto vergoedingen van de betreffende dag.

Foutmeldingen en andere meldingen

Het programma kent twee belangrijke foutmeldingen die in geval van conflicterende invoer verschijnen:

De eerste foutmelding is FOUT!. Deze melding dient als signalering voor u dat iets onjuist is ingevoerd. In de kolommen AD en AE en de weektotaaltellingen (beide in het tabblad 'invoeren gegevens') en in het tabblad 'totalen per week' zult u deze foutmelding kunnen tegenkomen.

Voor het opsporen van de plaats waardoor het conflict ontstaat is de tweede foutmelding 'kan niet!' gebruikt. Deze melding verschijnt in de cel waarin het conflict wordt geconstateerd. Dat betekent dat u weet bij welke dag u het conflict moet zoeken en ook door welke invoer het is ontstaan.

Voorbeelden:

U voert een werktijd in van 6.00 - 16.00 uur in en een rittentijd van 9.00 - 16.30 uur. U signaleert tijdens uw controle bij week 4 in tabblad 'totalen per week' de melding FOUT!. U gaat terug naar het tabblad 'invoeren gegevens' en ziet in de cellen AP30 en AQ30 'kan niet'staan. Er is dus iets onjuist ingevoerd bij de invoer van de 'eendaagse rit 1. Gaat u kijken naar de ingevoerde gegevens, dan ziet u dat de eindtijd van 'eendaagse rit 1' ligt nadat de werktijd was afgelopen. Stelt u nu de eindtijd van deze rit op 16.00 uur (gelijk aan einde van de werktijd) dan verdwijnt het conflict en daarmee ook de foutmelding.

2. Uw medewerker moet zich op 1 februari beschikbaar houden van 0.00 - 6.00 uur. Verder werkt hij die dag van 6.00 - 15.30 uur. Die dag vertrekt de medewerker voor een meerdaagse rit die om 6.00 uur aanvangt. U geeft echter per ongeluk in kolom R de eindtijd van de meerdaagse rit in. Dit levert een foutmelding op aangezien een beschikbaarheidsvergoeding niet mag samenvallen met een andere vergoeding. Het invullen van de eindtijd van een meerdaagse rit impliceert voor de berekening dus dat die dag geheel in het teken moet hebben gestaan van deze meerdaagse rit.

Nu was het de bedoeling deze tijd als begintijd in geven. De beschikbaarheidsperiode valt dan vóór aanvang van de meerdaagse rit en is er zodoende geen sprake meer van een conflicterende invoer.

3. Een medewerker van de pakketbezorging vertrekt een aantal keer per dag vanaf zijn standplaats om overal in de regio pakketten af te leveren. Hierdoor maakt deze medewerker meerdere ritten per dag. Ook heeft hij verschillende werktijden en soms meerdere werkperioden op een dag. Een werkweek van deze medewerker ziet er als volgt uit:

ma. 7:00-16:00 uur

di. 8:00-17:30 uur

wo.10:00-15:30 uur

do. 9:00-15:00 uur

vr. 9:30-16:00 uur

za. 11:00-15:00 uur

zo. 17:00-18:30 uur

Bij elke werkdag wordt 1 uur pauze afgetrokken. In het weekend is geen pauze genomen. U ziet nu de melding ' Urencompensatie toegepast' verschijnen. Deze melding wordt weergegeven in de situatie dat het aantal gewerkte uren in een week kleiner is dan het aantal uren dat normaal in een werkweek moet worden gewerkt (zie tabblad 'data' cel F57) en deze met zaterdag- en/of zondaguren zijn gecompenseerd. Er vindt in deze situatie dus een verlaging plaats van het aantal zaterdag- en/of zondaguren (indien deze gemaakt zijn) om het tekort aan normale werkuren aan te vullen.

4. Meest gestelde vragen over invoer gegevens

1. Vraag: De onkostenberekening voor een eendaagse rit blijft op 0 staan. Hoe kan dat?

Mogelijke oorzaken:

- de rit duurt niet langer dan vier uur: in dat geval bestaat er geen recht op een netto vergoeding

- kolom e staat niet op 'één'.

- de begin en eindtijd van de rit zijn gelijk

- de dagsoort (kolom c) staat niet op 'werkdag' of 'weekenddag'

- de vergoeding valt samen met een beschikbaarheidsvergoeding

2. Vraag: De onkostenberekening voor een eendaagse rit staat op 'kan niet!' Hoe komt dat?

Mogelijke oorzaken:

- er zijn geen werktijden ingevoerd, alleen rittijden

- de eindtijd van de rit valt vóór de begintijd

- de ritperiode valt niet geheel binnen de werkperiode

- de ritperiode valt binnen een beschikbaarheidsperiode

Deze rubriek wordt op onze website steeds geactualiseerd. Surf voor meer informatie naar www.tijdbesparen.nl.

TIPS

Tip 1: VERBETERING INVOERSNELHEID 1

Het programma is gericht op snelheid van invoeren: probeert u de gegevens die u moet invoeren zodanig aangeleverd te krijgen, dat u ze eenvoudig kunt overnemen zonder te hoeven zoeken. Oftewel, de gegevens die u aangeleverd krijgt zouden dezelfde opstelling moeten hebben als in dit programma.

Tip 2: VERBETERING INVOERSNELHEID 2

invoeren gaat doorgaans sneller indien u per week verticaal invoert: eerst alle begintijden van een week (van boven naar beneden), vervolgens alle eindtijden van beneden naar boven). Als de rittentijden in die week niet van de werktijden afwijken bent u voor die week doorgaans klaar.

Soms zult u nog een tweede werkperiode of een van de werktijd afwijkende rit willen ingeven, of zult u, afwijkend van de standaardinstelling die u voor deze medewerker bij de installatie hebt aangegeven, de dagsoort, pauze of ritsoort willen aanpassen: dit doet u daarna! Is deze week gereed, dan gaat u naar de volgende.

Tip 3: VERBETERING INVOERSNELHEID 3

Als een medewerker gedurende een aantal weken dezelfde tijden en ritten maakt kunt u de door u ingegeven gegevens van de ene week kopiëren naar de andere weken. De kolommen C t/m S (dit zijn de invoerkolommen) zijn geschikt om gekopieerd te worden.

LET OP: via de rechtermuisknop kunt u kopiëren en plakken. Voor 'plakken' heeft u in Microsoft Excel twee keuzen: 'plakken' of 'plakken speciaal'. U dient ALTIJD 'plakken speciaal' te kiezen en vervolgens de keuzemogelijkheid 'waarden' aan te klikken. Alleen op deze manier kunt u altijd veilig kopiëren.

GEBRUIK DAAROM NOOIT EEN ANDERE WIJZE VAN KOPIEREN; HET KAN DE WERKING VAN HET PROGRAMMA NADELIG BEINVLOEDEN!

Tip 4: VERBETERING INVOERSNELHEID 4

Gebruik voor het ingeven van de gegevens het getalleneiland op uw toetsenbord. Hiervoor moet de NumLock aanstaan. Gebruik voor het verspringen naar de volgende cel de pijltjestoetsen. Het moet mogelijk zijn, indien u wat meer vertrouwd zult zijn met het programma, een eenvoudige week binnen enkele seconden klaar te hebben, een wat ingewikkeldere week met diverse afwijkingen van de standaardinstelling moet binnen een halve minuut gerealiseerd kunnen zijn.

Tip 5: VERBETERING INVOERSNELHEID 5

U hoeft bij eendaagse ritten slechts de rittentijden in te geven voor ritten die langer dan 4 uur duren en voor ritten waarin tijden voorkomen na 20.00 u. Voor de overige eendaagse ritten geldt namelijk geen vergoeding! Indien u alleen deze ritten aangeleverd krijgt, is dit gemakkelijker en wederom sneller

verwerkbaar.

Tip 6: SNELLE CONTROLE / OVERZICHTELIJKHEID

Via het menu Venster - Venster splitsen kunt u in het rechter venster de kolommen T t/m AE laten zien, terwijl u in het linkervenster de gegevens kunt ingeven. Zo kunt u direct de resultaatberekeningen zien van de door u ingevoerde tijden. Ook kunt u, indien uw configuratie dit toelaat, het aantal pixels in windows 95/98 wijzigen (start - instellingen - configuratiescherm - beeldscherm - instellingen);

hierdoor kunt u de letters kleiner maken en krijgt u een groter aantal kolommen tegelijkertijd op het scherm.

Tip 7: VAN MEERDERE MEDEWERKERS TEGELIJK HET BESTAND OPENEN

U kunt in Excel meerdere medewerkers tegelijk openen. Als u deze opent in tegenovergestelde volgorde waarin u ze krijgt aangeleverd, verschijnt, zodra u de eerste medewerker hebt verwerkt en afgesloten automatisch de volgende medewerker waarvoor u de gegevens hebt klaarliggen.



TOTAALTELLING PER WEEK (tabblad 'totalen per week')

In het weekoverzicht vindt u de totaaltellingen van alle overuren en onkosten van het gehele kalenderjaar voor deze werknemer op een rij. U kunt hier niets wijzigen, maar dit wel gebruiken ter controle van de gegevens en het nazoeken van de hoogte van vergoedingen zodra een werknemer

hierover vragen stelt.



TOTAALTELLING PER PERIODE (tabblad 'totalen per periode')

Hier vindt u de totaaltellingen van alle perioden van het jaar. U kunt zelf deze perioden aanpassen door het einde van de perioden te wijzigen. Standaard staan twee veel gebruikte periodeverdelingen ingesteld:

1. Per maand: hierbij is uitgegaan van een verwerking tot en met de week waarin de laatste dag van de maand valt. Een week loopt altijd tot en met zondag.

2. Per 4 weken

TIJD-VOOR-TIJDREGELING (tabblad 'tijd-voor-tijd') indien aangeschaft

Het tabblad 'tijd-voor-tijd' geeft u een overzicht van de opbouw en opname van tijd-voor-tijd. De instelling van de tijd-voor-tijdregeling vindt u in het tabblad 'data'. Deze instelling, die u tijdens de installatie van Tijdbesparen voor alle medewerkers standaard hebt ingesteld, kunt u ook voor de betreffende werknemer wijzigen, in geval u met een individuele werknemer een van de overige werknemers afwijkende regeling hebt getroffen.

Hieronder worden de functies van de tijd-voor-tijdregeling in Tijdbesparen nader toegelicht:

In het bovenste overzicht van tabblad 'tijd-voor-tijd' wordt uitgegaan van een maandverwerking, in het onderste overzicht van een 4-weken salarisverwerking. De instelling van de tijd-voor-tijdregeling vindt u onder tabblad 'data'. U kunt de regeling instellen bij de installatie van Tijdbesparen (voor iedereen hetzelfde), maar ook later individueel en handmatig in tabblad 'data'.

Bij een salarisverwerking per maand worden soms vier weken in de salarisverwerking meegenomen, soms vijf. Een tijd-voor-tijdgrens die is ingesteld op bijvoorbeeld 220 uur per vier weken, zal door Tijdbesparen, indien er in bepaalde een periode vijf weken worden verwerkt, worden omgerekend naar 275 uur. Houdt u hiermee rekening bij het lezen van dit overzicht.

Kolommen A en B geven de periode weer.

Kolom C de beginweek van deze periode, Kolom D de laatste week van deze periode.

In Kolom E staat het aantal gewerkte uren dat meetelt in de tijd-voor-tijdregeling. De zondaguren die in deze periode door de medewerker zijn gemaakt, zijn hiervan afgetrokken. Dit geldt ook voor de zaterdaguren, tenzij u bij de instelling van de tijd-voor-tijdregeling hebt aangegeven dat uren op zaterdag meetellen in de tijd-voor-tijdopbouw.

In Kolom F vindt u het aantal uren boven de verplichte tijd-voor-tijdgrens. Deze uren worden, conform de CAO, beschouwd als 100%-uren en als zodanig in tijd-voor-tijd vergoed.

In Kolom G staat het aantal uren boven de vrijwillige en onder de verplichte tijd-voor-tijdgrens. Dit kunnen overuren zijn en eventueel ook zaterdaguren. Deze uren moeten worden omgerekend naar tijd-voor-tijduren.

Om een goede uitleg te geven van de verdeling van de uren boven de vrijwillige tijd-voor-tijdgrens, moeten we ook de gewoon uit te betalen overuren bij de toelichting betrekken. Kijkt u naar het volgende voorbeeld:

Een werknemer werkt gedurende vier weken 225 uren. De verplichte tijd-voor-tijdgrens staat op 220 uur, de vrijwillige op 180 uur per vier weken. Het aantal zaterdaguren is in deze periode 10, het aantal overuren is 55. Zondaguren zijn er niet.

De eerste 160 uren zijn normale werkuren. Er moeten 20 overuren (180 minus 160) worden uitbetaald.

Eerst de zaterdaguren, dit zijn er 10 en daarna de overuren (ook 10 uren).

We hebben nu 180 uren verklaard. Nu moeten de overige uren, 45 in totaal (225 minus 180) worden opgenomen in de tijd-voor-tijdopbouw. 5 uren zijn boven de verplichte tijd-voor-tijdgrens (deze worden beschouwd en dus opgebouwd als 100%-uren) en 40 uren boven de vrijwillige en onder de verplichte tijd-voor-tijdgrens. In dit voorbeeld zijn dit 130%-uren worden ook als 130%-uren opgebouwd in tijd.

De berekening van de tijd-voor-tijdopbouw is dan 40 uren x 1,3 plus 5 uren x 1,0. In totaal dus 57 tijd-voor-tijduren.

Het kan ook zijn dat u een deel van de overuren boven de vrijwillige tijd-voor-tijdgrens uitbetaalt. Bijvoorbeeld 30%-punt van een 130%-uur, 50%-punt van een 150%-uur). In dat geval maakt Tijdbesparen een verdeling naar het saldo uit te betalen overuren en naar de tijd-voor-tijdopbouw.

Deze verdeling kunt u zelf op werknemersniveau instellen in het tabblad 'data' of tijdens de installatie van Tijdbesparen voor alle medewerkers tegelijk.

Indien u niet van de vrijwillige tijd-voor-tijdregeling gebruik maakt, zal deze kolom op 0 blijven staan.

Kolom H geeft het aantal overuren van 130% die naar tijd-voor-tijd worden omgerekend. Kolom I doet hetzelfde voor zaterdaguren. In Kolom J staat de totale tijd-voor-tijdopbouw weergegeven, omgerekend naar 100%-uren.

In Kolom K vindt u het aantal opgenomen tijd-voor-tijduren. Deze uren worden geregistreerd wanneer u bij deze werknemer in kolom C van tabblad 'invoeren gegevens' een tijd-voor-tijddag in de betreffende periode hebt vastgelegd. Het aantal uren dat per tijd-voor-tijddag wordt opgenomen kunt u instellen in tabblad 'data'.

Kolom L geeft het saldo van het aantal tijd-voor-tijduren aan het eind van de betreffende periode weer. Dit saldo wordt berekend door bij het begin saldo van het jaar (zie tabblad 'data') de opbouw in de periode op te tellen en de opname er vanaf te trekken.



DATA (tabblad 'data')

In het tabblad 'data' ziet u diverse gegevens staan in blauwe en groene letters. Hierin staan onder andere de hoogte van de vergoedingen die in de CAO voor het Beroepsgoederenvervoer zijn bepaald. U kunt, zodra de hoogte van een bepaalde vergoeding is gewijzigd, deze zelf wijzigen. In het blauw staan de gegevens die gelden per 1 januari van een bepaald jaar, in het groen geeft u de gegevens in die mogelijk tijdens het kalenderjaar wijzigen. De gegevens van beide kleuren kunt u zelf wijzigen. Het programma zal met de door u gewijzigde gegevens gaan rekenen. Let dus goed op als u hierin iets wijzigt!

Tevens vindt u in dit tabblad de instelling voor de tijd-voor-tijdregistratie (indien u deze heeft gekocht) van de betreffende medewerker.



VEEL SUCCES EN TIJDBESPARING!